Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

HOMEBOX STORAGE S.A.S., identificada con NIT 901.824.987-9, sociedad comercial domiciliada en la Carrera 3 # 1-50 de Cajicá, Cundinamarca, Colombia, que opera comercialmente bajo la marca HOMEBOX.L.A., es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de su actividad de arrendamiento de espacios de almacenamiento.

Correo electrónico: info@homeboxla.com, info@minibodegas.us  Teléfono Colombia: +57 313 394 5151 Teléfono Estados Unidos: +1 786 827 9166

Sedes

Sede Dirección

Cajicá Centro Carrera 3 # 1-50, Cajicá, Cundinamarca, Colombia

Cajicá Capellanía Diagonal 4 # 1-10, Oficina 201, Centro Empresarial Kaika, Cajicá, Cundinamarca, Colombia

Miami 17012 N Bay Rd, Sunny Isles Beach, Florida 33160, Estados Unidos

Área responsable de la atención de solicitudes: Servicio al Cliente, en los canales indicados en la sección 9.

2. Marco normativo

Esta política se expide en cumplimiento de:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia

• Ley Estatutaria 1266 de 2008 (habeas data financiero)

• Ley 1273 de 2009

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 (régimen general de protección de datos)

• Decreto 1377 de 2013

• Decreto 886 de 2014

• Decreto 1074 de 2015

• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye los datos biométricos.

• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.

• Responsable del tratamiento: HOMEBOX STORAGE S.A.S.

• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

4. Titulares cuyos datos tratamos

• Clientes y arrendatarios, actuales y anteriores

• Personas designadas por los clientes como contacto adicional

• Prospectos y personas que solicitan cotización

• Proveedores y contratistas

• Empleados y aspirantes

• Visitantes de las instalaciones y de los sitios web

5. Datos que recolectamos

Datos de identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, dirección, ciudad, correo electrónico, número de teléfono y de WhatsApp.

Datos contractuales y de facturación: unidad arrendada, canon, historial de pagos, facturación electrónica.

Datos de acceso y operación: registros de apertura del acceso perimetral, marcas de tiempo de entrada y salida, número de WhatsApp desde el que se envían las instrucciones.

Datos sensibles — biométricos: huella dactilar y registro facial, cuando el titular opte por este medio de acceso. Ver sección 7.

Datos de videovigilancia: imágenes captadas por el circuito cerrado de televisión de las zonas comunes de las instalaciones.

Datos de navegación: cookies e información de uso de nuestros sitios web, landing pages y publicidad en línea, con la finalidad de mejorar la navegación y la comunicación.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales son tratados para las siguientes finalidades:

1. Celebrar, ejecutar y liquidar el contrato de arrendamiento de espacio de almacenamiento.

2. Verificar la identidad del titular y controlar el acceso a las instalaciones y a la unidad arrendada.

3. Operar la plataforma de control de acceso automatizado y registrar los tiempos de permanencia.

4. Facturar, gestionar el recaudo y realizar la gestión de cobro de las obligaciones derivadas del contrato.

5. Consultar y reportar el comportamiento de pago ante centrales de información financiera y crediticia, conforme a la Ley 1266 de 2008 y previa autorización expresa del titular.

6. Comunicar novedades operativas, mantenimientos, cambios de horario y demás información relacionada con el servicio.

7. Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

8. Contactar a la persona designada por el cliente como contacto adicional, cuando no sea posible establecer comunicación directa con este.

9. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

10. Atender requerimientos de autoridades administrativas y judiciales competentes.

11. Proteger la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones mediante videovigilancia de zonas comunes.

12. Enviar información comercial, promociones y encuestas de satisfacción, únicamente cuando el titular lo haya autorizado. Esta finalidad es opcional y el titular puede revocarla en cualquier momento sin que ello afecte la prestación del servicio.

13. Gestionar procesos de selección, vinculación y relación con proveedores, contratistas y empleados.

7. Tratamiento de datos sensibles

La huella dactilar y el registro facial son datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Respecto de ellos:

• El titular no está obligado a autorizar su tratamiento. La negativa no impide la celebración ni la ejecución del contrato.

• Quien no desee entregar datos biométricos podrá acceder a las instalaciones por los medios alternativos que HOMEBOX ponga a su disposición, tales como la apertura mediante WhatsApp o el acceso acompañado en horario de atención.

• La autorización para tratar datos biométricos se otorga de manera separada y explícita.

• Estos datos se utilizan exclusivamente para el control de acceso y no se emplean para ninguna otra finalidad.

Las imágenes de videovigilancia y los registros biométricos no se entregan a terceros, salvo orden de autoridad judicial o administrativa competente, o en los casos en que la ley lo permita. En caso de fallecimiento del titular, sus causahabientes podrán ejercer los derechos correspondientes acreditando tal calidad con el registro civil de defunción y los documentos que demuestren el parentesco o la calidad invocada.

8. Derechos del titular

Todo titular tiene derecho a:

1. Conocer los datos personales sobre los cuales HOMEBOX realiza tratamiento, de forma gratuita.

2. Actualizar y rectificar sus datos frente a información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca a error.

3. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.

4. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.

5. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante HOMEBOX.

6. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando la Superintendencia haya determinado que hubo conducta contraria a la ley, o cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.

7. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

El ejercicio de estos derechos no está condicionado al pago de suma alguna ni al estado de cuenta del titular. Toda persona puede ejercerlos, se encuentre o no al día en sus obligaciones contractuales.

Los derechos del titular podrán ser ejercidos por él mismo, por sus causahabientes, por su representante o apoderado, o por estipulación a favor de otro.

9. Canales de atención

Canal Dato

Correo electrónico info@homeboxla.com

WhatsApp o llamada — Colombia +57 313 394 5151

WhatsApp o llamada — Estados Unidos +1 305 796 4447

Presencial En cualquiera de las sedes, en horario de atención

Autoridad de control en materia de protección de datos: Superintendencia de Industria y Comercio — www.sic.gov.co

Para reclamos relacionados exclusivamente con el reporte a centrales de información financiera aplica adicionalmente lo previsto en la Ley 1266 de 2008.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

10.1. Requisitos de la solicitud

• Nombre completo y número de documento del titular o de quien actúa en su nombre, acreditando la calidad en que lo hace

• Descripción clara de los hechos y de la solicitud, con los soportes que la respalden

• Dirección física o electrónica y teléfono de contacto para recibir la respuesta

10.2. Consultas

HOMEBOX responderá las consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de ese plazo, se informará al interesado los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.3. Reclamos

El reclamo se tramitará en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese plazo, se informará al interesado los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

Si HOMEBOX no es competente para resolver la solicitud, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al interesado.

Toda solicitud recibida por un canal oficial recibe un número de radicado para su seguimiento.

11. Transferencia y transmisión internacional de datos

HOMEBOX STORAGE S.A.S. opera con el apoyo de infraestructura tecnológica y de proveedores de servicios en la nube que pueden encontrarse fuera del territorio colombiano, y mantiene una sede en Homestead, Florida, Estados Unidos.

Al autorizar esta política, el titular consiente que sus datos personales puedan ser transferidos o transmitidos a dichos destinos, exclusivamente para las finalidades descritas en la sección 6. HOMEBOX exige a sus encargados y proveedores estándares de protección equivalentes a los previstos en la legislación colombiana y suscribe con ellos los acuerdos de transmisión de datos que correspondan.

12. Medidas de seguridad

HOMEBOX adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluyendo control de acceso a los sistemas de información, cifrado de las comunicaciones y acuerdos de confidencialidad con el personal y los encargados.

En caso de incidente de seguridad que comprometa información personal, HOMEBOX lo notificará al titular afectado dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su detección y reportará el incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.

13. Vigencia de la base de datos

Los datos personales se conservarán mientras subsista la relación contractual y, terminada esta, durante el término necesario para cumplir las obligaciones legales, contables, tributarias y de prevención de lavado de activos aplicables, así como para la defensa de eventuales reclamaciones. Cumplidos dichos términos, los datos serán suprimidos o anonimizados.

Las bases de datos de HOMEBOX STORAGE S.A.S. se encuentran inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ello resulte obligatorio conforme a la normativa vigente.

14. Modificaciones

HOMEBOX STORAGE S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los titulares a través de los canales de contacto registrados y publicado en www.homeboxla.com y www.minibodegas.us con al menos diez (10) días de antelación a su entrada en vigencia.